Các bước để tạo một “WOW” proposal

Việc thực hiện một bản thuyết trình nhằm trình bày ý tưởng, hành động và kế hoạch, dự trù kinh phí gần như là một việc bắt buộc phải làm để có được sự đồng thuận, cái gật đầu của đồng nghiệp, của cấp trên, của đối tác và của nhà đầu tư.

Ngày nay có rất nhiều các hoạt động cần phải thực hiện xây dựng tài liệu thuyết trình. Từ các em nhỏ đi học cấp 1 cho đến các bạn sinh viên bậc đại học, và nhiều nhất vẫn là đối tượng người đã đi làm. Có rất nhiều lỗi thường thấy tại 1 bản thuyết trình. Vậy làm sao để có được 1 bản thuyết trình đạt chuẩn? Hãy cùng theo dõi các bước dưới đây.

1. Tại sao cần phải đầu tư cho việc tạo lập một bản thuyết trình?

Viết một bản thuyết trình tốt là một kỹ năng quan trọng trong nhiều ngành nghề, từ trường học đến quản lý kinh doanh. Mục tiêu của một đề xuất là để có được sự hỗ trợ cho kế hoạch của bạn bằng cách thông báo cho những người thích hợp. Ý tưởng hoặc đề xuất của bạn có nhiều khả năng được chấp thuận nếu bạn có thể truyền đạt chúng một cách rõ ràng, hấp dẫn, súc tích.

Lý do để bạn phải đầu tư cho một bản thuyết trình đó chính là:

• Giúp bạn thực hiện các kế hoạch và dự đoán một cách thực tế nhất.
• Cung cấp cho bạn hay doanh nghiệp của bạn hướng và cấu trúc thực hiện.
• Giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu của chính mình.
• Giúp người xem hiểu đúng dự án của bạn.
• Đạt mục tiêu thuyết phục đối phương.

2. Những sai lầm cơ bản hay mắc phải?

Có nhiều lý do để đầu tư xây dựng một bản thuyết trình, tuy nhiên chúng ta lại rất dễ dàng gặp phải những lỗi cơ bản như:

• Lỗi chính tả, ngữ pháp và biệt ngữ là những điều tối kỵ khi thiết lập bản thuyết trình.
• Liệt kê các tính năng thay vì nói về lợi ích.
• Nói nhiều về vấn đề hơn là giải pháp.
• Trình bày không tập trung vào nội dung mà đối tượng theo dõi quan tâm.
• Chỉ nói về bản thân hay dự án của người thuyết trình.

3. Các bước để tạo được một WOW proposal

Vậy đâu là các bước để tạo được một WOW proposal?

1. Xác định đúng đối tượng. Cần chắc chắn rằng bạn biết rõ khán giả của bạn và những gì họ có thể đã biết hoặc chưa biết về chủ đề thuyết trình trước khi bạn bắt đầu viết. Điều này sẽ giúp bạn tập trung ý tưởng và trình bày chúng theo cách hiệu quả nhất. (Ai sẽ đọc đề xuất này? Mức độ quen thuộc với chủ đề bạn sắp thuyết trình như thế nào? Bạn muốn khán giả nhận được gì từ đề xuất này? Bạn cần gì để cung cấp cho độc giả để họ có thể đưa ra quyết định mà bạn mong muốn?...)
   
2. Xác lập mục tiêu (quan trọng). Hãy giải thích những gì tổ chức hay cá nhân bạn dự định làm về vấn đề này. Nêu những gì bạn hy vọng sẽ đạt được với dự án (mục tiêu) và xác lập các kết quả cụ thể (cụ thể hoá mục tiêu) mà bạn mong muốn đạt được. Nghĩ về các mục tiêu là kết quả chung, mục tiêu là các bước cụ thể bạn sẽ thực hiện để đạt được các kết quả đó.
3. Phương pháp, chiến lược hoặc thiết kế chương trình. Bạn có thể được yêu cầu cung cấp một mô hình logic trong phần này để giải thích bằng đồ hoạ cách các phần trong đề xuất của bạn phối hợp với nhau để đạt được những gì bạn hy vọng sẽ đạt được. Càng chi tiết càng tốt, đặc biệt có thể sử dụng các phương pháp đồ hoạ, thời gian và chi tiết về việc ai sẽ làm gì và khi nào.
4. Bộ phận đánh giá. Làm thế nào bạn đánh giá thành tích (kết quả) của dự án? Các nhà tài trợ muốn biết rằng sự đồng ý của họ đã có tác động.
5. Ngân sách dự kiến. Dự án của bạn có giá bao nhiêu? Đính kèm một ngân sách ngắn cho thấy chi phí và thu nhập dự kiến. Đây cũng là một phần rất quan trọng của một đề xuất dự án hiệu quả có tính thuyết phục.
6. Kết thúc bản thuyết trình bằng các wrap up cụ thể. Tổng hợp và gói gọn các đề xuất để người xem ghi nhớ, phê duyệt và thực hiện.
7. Edit, edit và edit (Chỉnh sửa). Hãy tỉ mỉ trong việc viết, chỉnh sửa và thiết kế đề xuất. Sửa đổi khi cần thiết để làm chúng rõ ràng và súc tích hơn. Bạn cũng có thể yêu cầu người khác cho nhận xét và chỉnh sửa trước khi thuyết trình chính thức. Hãy đảm bảo rằng bài thuyết trình hấp dẫn, được tổ chức tốt và hữu ích đối với người xem, người nghe.

Chúc các bạn thành công!

Lê Mai Anh