Hệ thống quản lý tài sản (Property Management System) là gì và hướng dẫn đầy đủ nhất
Bằng các phương pháp quản lý cũ kỹ, thủ công hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang gặp những khó khăn và bất cập khi việc quản lý dựa trên quá nhiều loại giấy tờ, văn bản để điều phối và vận hành công việc.
Hiện nay, các hệ thống quản lý tài sản thường được gọi là PMS (Property Management System), hệ thống cung cấp cách thức hoạt động hiệu quả bằng cách sử dụng các hệ thống máy tính tự động hóa.
Bạn hãy đọc tiếp bài viết để tìm hiểu thêm về PMS, các tính năng của PMS và cách PMS có thể giúp doanh nghiệp quản lý các thuộc tính của mình tốt hơn.
Hệ thống quản lý tài sản là gì?
Hệ thống PMS là một ứng dụng phần mềm phục vụ hoạt động của các doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý tòa nhà, khách sạn . PMS đôi khi được gọi là hệ thống quản lý tòa nhà , và thường mọi người hạn chế sử dụng các dịch vụ của họ trong khách sạn.
hệ thống quản lý tài sản là gì?
Trong đó, PMS có thể được sử dụng trong các hình thức kinh doanh khác nhau như bất động sản, sản xuất, hậu cần, sở hữu trí tuệ, chính phủ và các tài sản cho thuê thương mại hoặc nhà ở.
Một số người tự hỏi – chính xác thì PMS làm gì? Nó có thể làm gì cho doanh nghiệp của bạn?
Cách tốt nhất để nghĩ về PMS là một hệ thống trực tuyến tập trung quản lý các hoạt động hàng ngày như tổ chức, lập lịch trình, quản lý sử dụng và nhiều các tính năng khác..
Các lãnh đạo, nhà tổ chức cuối cùng cho các doanh nghiệp đang tìm cách tự động hóa lực lượng lao động của họ và tối đa hóa hiệu quả. Hầu hết việc quản lý tài sản chuyên nghiệp phụ thuộc vào giải pháp PMS để tối đa hóa chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Lịch sử của hệ thống Quản lý Tài sản (PMS)
Từ viết tắt “PMS” dùng để chỉ hệ thống quản lý tài sản. Hệ thống quản lý là hiện thân của một số tính năng mà chúng ta sẽ thảo luận sâu hơn trong bài viết này.
Mãi đến những năm 90, các hệ thống phần mềm mới được đưa vào hệ thống PMS. Trước những năm 90, PMS tại chỗ phụ thuộc vào sổ viết tay, bảng tính tổng thể và các phương pháp dựa trên giấy để điều phối các chức năng cơ bản.
Những năm 90 và 2000 chứng kiến sự phát triển nhanh chóng trong việc sử dụng công nghệ trong quản lý tài sản và cách thức của PMS đã trở nên hiện đại hóa và được trình bày dưới dạng phần mềm PMS.
Năm 2010, thế hệ đầu tiên của PMS đám mây được phát hành.
Hơn một thập kỷ sau, PMS tiếp tục phát triển và cung cấp các giải pháp quản lý tài sản đã thay đổi cách thức kinh doanh của các chủ khách sạn và quản lý tài sản.
Mục đích của hệ thống Quản lý Tài sản
Nói một cách đơn giản nhất, mục đích của hệ thống PMS là hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày trong một cơ sở.
Một hệ thống PMS tốt sẽ có thể giúp doanh nghiệp đạt được những điều sau:
Hệ thống tự động
Có lẽ một trong những ứng dụng quan trọng nhất của PMS là tự động hóa các nhiệm vụ trong cơ sở.
Bất kỳ ngành nghề nào cũng có những công việc định kỳ phát sinh như thanh toán hóa đơn, nhận thanh toán, bảo trì tài sản và nhân viên, lên lịch cuộc hẹn,…
PMS cho phép doanh nghiệp tự động hóa tất cả các nhiệm vụ của mình và do đó giúp tiết kiệm thời gian và tạo ra hiệu quả tốt hơn.
Thu thập và phân tích dữ liệu thích hợp
Bằng cách thu thập dữ liệu chính xác, báo cáo cập nhật và phân tích thông tin này, doanh nghiệp có thể đoán được hành vi của khách hàng.
Thu thập và phân tích dữ liệu thích hợp
Nhưng đó không phải lý do duy nhất tại sao việc thu thập và phân tích dữ liệu thích hợp lại quan trọng. Dưới đây là một số lý do khiến dữ liệu quan trọng:
- Để đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc
- Tìm kiếm các xu hướng hữu ích từ các đối thủ cạnh tranh hoặc các doanh nghiệp tương tự
- Để đo lường thành công
- Đánh giá rủi ro trước khi bắt tay vào dự án
Việc sử dụng dữ liệu hiệu quả dẫn đến doanh thu tăng mạnh như đã thấy ở nhiều doanh nghiệp khác nhau và ngay cả các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng có thể sử dụng dữ liệu để thúc đẩy doanh số bán hàng.
Nâng cao năng suất của nhân viên
Một lợi thế nữa, việc sử dụng phần mềm PMS để quản lý tổ chức của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và giám sát năng suất nhân viên.
Một số PMS cung cấp các ứng dụng mà tất cả nhân viên có thể truy cập trên thiết bị của họ và cập nhật trạng thái của các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp.
Các tính năng của hệ thống quản lý tài sản
Hệ thống kế toán
Hầu hết các PMS được trang bị đầy đủ, đều cung cấp hệ thống kế toán như một phần của gói phần mềm. Doanh nghiệp càng lớn thì nhu cầu về hệ thống kế toán càng cấp thiết.
Trong một cuộc khảo sát trên 500 doanh nghiệp, 52% đã thấy giảm thiểu sai sót tài chính do sử dụng phần mềm kế toán.
Cùng với lợi thế của việc cắt giảm các sai sót tài chính, có một hệ thống kế toán còn có những lợi ích khác.
Thông tin tập trung
Phần mềm kế toán lưu giữ thông tin của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng xem lại các giao dịch trong quá khứ. Doanh nghiệp sẽ không lãng phí thời gian để tìm hiểu các thủ tục giấy tờ hoặc bảng tính.
Tự động hóa
Các tính toán tự động cũng chính xác hơn các số liệu được tính toán bằng tay. Doanh nghiệp có ít lỗi hơn khi phần mềm tính tổng thu nhập và chi phí của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có bức tranh rõ ràng hơn về lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp.
Luôn sẵn sàng để kiểm tra
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp và có tổ chức. Các cuộc kiểm toán thường ngắn hơn đối với doanh nghiệp có tài liệu chính thức so với các doanh nghiệp dùng sổ sách ghi chép tay. Thay vì xem xét từng giao dịch của doanh nghiệp, kiểm toán viên có thể điều hướng các số liệu và báo cáo trong phần mềm.
Lịch sử tài chính
Cách tốt hơn để theo dõi tiến trình và các cột mốc quan trọng hơn là thực hiện việc nhớ lại hay xem lại sổ sách. Điều này mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý tài chính nội bộ tốt nhất trên thị trường.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
Một trong những công ty khách sạn lớn nhất và thành công nhất thế giới – Marriott, giải thích rằng họ có thể có được lợi thế cạnh tranh từ việc sử dụng phân tích Big Data..
Bằng cách thu thập dữ liệu chính xác, báo cáo cập nhật và phân tích thông tin, doanh nghiệp có thể dự đoán hành vi của khách hàng và xác định xem các chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp có hiệu quả hay không và nhiều hơn thế nữa.
Cuối cùng, việc sử dụng phân tích dữ liệu thích hợp có thể được sử dụng để thúc đẩy doanh nghiệp.
PMS cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu được nhúng vào trang web của doanh nghiệp để tự động việc thu thập dữ liệu và báo cáo.
Các báo cáo này được trình bày dưới dạng rõ ràng, dễ hiểu. Chúng cũng được phân tích để chỉ ra hoạt động, thành công, thất bại và chỉ số khác mà khi được sử dụng đúng cách, có thể sử dụng cho nhiều mục đích.
Tầm quan trọng của hệ thống quản lý tài sản
Mặc dù có nhiều tính năng và khả năng của PMS, nhiều chủ doanh nghiệp và nhà quản lý vẫn không hiểu được tầm quan trọng của việc đầu tư vào PMS.
Nếu doanh nghiệp đã có phương pháp hoặc nhân viên đã rất quen với các thủ tục khó khăn và thủ công trong việc quản lý cơ sở, thì nhu cầu cấp bách đối với PMS là gì?
Quản lý tài sản là quan trọng trong lĩnh vực tòa nhà, khách sạn, đặc biệt là trong kinh doanh bất động sản và nhà hàng. Trải nghiệm của khách hàng được nâng cao khi sử dụng phần mềm PMS để xử lý các tác vụ kỹ thuật số đơn giản.
Với hệ thống PMS tốt, doanh nghiệp có thể:
- Có quyền kiểm soát doanh nghiệp
- Có một hệ thống quản lý phù hợp cho nhân viên
- Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba
- Hiệu quả cao và tiết kiệm thời gian
- Tạo doanh thu
Kết luận
Phần mềm PMS là nền tảng doanh nghiệp sẽ sử dụng hàng ngày để điều hành mọi khía cạnh của khách sạn, nhà trọ, nhà nghỉ. Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh, nhu cầu hoạt động và ngân sách của doanh nghiệp, việc lựa chọn hệ thống quản lý tài sản với bộ chức năng phù hợp là rất quan trọng để vận hành tài sản của doanh nghiệp của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Hoạt động quản lý vận hành – kinh doanh BĐS, tòa nhà hiện nay trở nên “dễ thở” hơn rất nhiều nhờ có hệ thống phần mềm quản lý.
Nguồn: Speedmaint