13 KPIs quản lý hàng tồn kho quan trọng mà doanh nghiệp nên theo dõi

KPI (Key Performance Indicators) là kết quả kinh doanh mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đặt ra hàng năm. Bất kể mọi thứ có thể tốt như thế nào, KPI sẽ cho doanh nghiệp biết vấn đề thực sự – rằng công ty đang làm đúng điều gì, có thể sử dụng cải tiến nào và điều gì cần chú ý ngay lập tức.

Trong E-commerce, KPI liên quan đến quản lý hàng tồn kho có thể cung cấp thông tin chuyên sâu về nhiều khía cạnh khác của hoạt động, từ doanh số bán hàng hiện tại và nhu cầu trong tương lai đến hiệu suất kho hàng và chi phí cơ hội...

Số lượng KPI cần đo hiện không giới hạn ở bất kỳ chỉ số nào, tuy nhiên, bạn có thể xem xét 13 KPIs quản lý hàng tồn kho quan trọng nhất sau đây. Ngay khi thu thập được các dữ liệu này, nhà quản trị có thể biết vấn đề nằm ở đâu, điều chỉnh các quy trình khi cần và theo dõi kết quả để đảm bảo thành công trong tương lai.

KPI hàng tồn kho: Bán hàng

KPI bán hàng tồn kho giúp cung cấp bối cảnh hiệu quả cho dữ liệu tổng doanh số bán hàng. Bằng cách lọc doanh số bán hàng thông qua các công thức hàng tồn kho, kết quả đo lường hiệu suất bán hàng sẽ tốt hơn, đem lại insight rõ nét hơn về các hoạt động kinh doanh khác.

Nguồn: Getty Images

1. Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu (Stock to Sales Ratio)

• Định nghĩa: Tỷ lệ hàng có sẵn để bán so với hàng đã bán.
• Công thức:

Stock to Sales Ratio = Số lượng có sẵn / Số lượng đã bán

Đây là thước đo quan trọng để xác định và duy trì mức tồn kho tối ưu. Trong đó, quá nhiều sẽ dẫn đến tăng chi phí lưu giữ, như: Kho bãi (tiền thuê nhà, tiện ích, tiền lương), chi phí cơ hội và các chi phí khác liên quan đến những thứ như khấu hao, dễ hư hỏng, thiếu hụt và bảo hiểm. Còn quá ít có thể có nghĩa là hết hàng dẫn đến mất doanh thu và mất khách hàng.

Lưu ý khác:

Chi phí tồn kho (Stockout Cost) = (Số ngày hết hàng x Đơn vị trung bình bán mỗi ngày x Giá mỗi đơn vị) + Chi phí hậu quả

2. Sell Through Rate (STR)

• Định nghĩa: So sánh giữa lượng hàng tồn kho đã bán và lượng hàng nhận được từ nhà sản xuất/ nhà cung cấp, thường được đo lường hàng tháng.
• Công thức:

Sell Through Rate = (Đơn vị đã bán / Đơn vị đã nhận) x 100

STR giúp đánh giá độ chính xác của hoạt động dự báo nhu cầu, xác định các sản phẩm phổ biến, đo lường hiệu quả của chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí lưu kho. Đó là một KPI mạnh mẽ để hiểu rõ hơn về những gì khách hàng muốn và để giảm thiểu tình trạng thừa hàng. Một STR lý tưởng thường có giá trị từ 80 trở lên.

3. Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Rate – ITR)

• Định nghĩa: Tỷ lệ cho thấy tần suất hàng tồn kho được bán và được bổ sung trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Công thức:

Inventory Turnover Rate = Doanh thu / Hàng tồn kho trung bình (hoặc) Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho trung bình

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho sẽ giúp thông báo các quyết định về mức tồn kho và/hoặc giá cả. Tuy nhiên, hai phương pháp tính toán ITR không tương đương nhau và điều này phải được hiểu rõ. Tỷ lệ giá vốn hàng bán được coi là chính xác hơn vì nó không kết hợp các khoản tăng doanh thu trên chi phí. Bất kể phương pháp nào được sử dụng, ITR thấp có thể biểu thị doanh số bán hàng kém hoặc hàng tồn kho dư thừa trong khi ITR cao, mặc dù tốt hơn nếu do doanh số bán hàng mạnh, nhưng cũng có thể có nghĩa là mức giá quá thấp và cần điều chỉnh.

4. Weeks On-Hand

• Định nghĩa: Lượng thời gian trung bình cần thiết để bán hàng tồn kho.
• Công thức:

Weeks On-Hand = Số tuần trong kỳ / Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho

Xem xét lượng vốn được đầu tư vào hàng tồn kho, KPI này là thước đo không chỉ về mức độ thông minh trong việc phân bổ nguồn lực mà còn về tình hình tài chính tổng thể của công ty. Weeks on-hand thấp có nghĩa là vận chuyển sản phẩm hiệu quả, chi phí vận chuyển cực kỳ thấp và dòng tiền được cải thiện.

5. Tỷ lệ đơn đặt hàng (Backorder Rate)

• Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng của khách hàng mà một công ty không thể thực hiện ngay lập tức từ hàng tồn kho.
• Công thức:

Backorder Rate = (Đơn hàng bị trễ do đơn hàng dự trữ / Tổng số đơn hàng) x 100

Vì các đơn hàng dự trữ (Backorders) được xem xét cả về mặt tích cực và tiêu cực tùy thuộc vào từng tình huống, KPI này có thể phản ánh nhiều tình huống khác nhau. Về mặt tích cực, tỷ lệ đơn hàng dự trữ cao có nghĩa là nhu cầu quá cao và tỷ lệ đơn hàng dự trữ thấp có thể biểu thị việc lập kế hoạch nhu cầu tốt. Ngược lại, về mặt tiêu cực, tỷ lệ đơn hàng tồn đọng cao cho thấy bạn lập kế hoạch nhu cầu kém trong khi tỷ lệ thấp cho thấy nhu cầu trì trệ. Vì các thương hiệu cũng có thể sử dụng các đơn hàng dự trữ để kiểm tra nhu cầu đối với các sản phẩm mới, nên KPI này có thể đóng vai trò là một công cụ nghiên cứu thị trường hiệu quả.

6. Số ngày bán hàng trong kho (Days Sales in Inventory – DSI)

• Định nghĩa: Thời gian cần thiết để biến hàng tồn kho thành doanh thu.
• Công thức:

Days Sales in Inventory = Số ngày trong kỳ / Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho

Đây là một chỉ số chắt lọc sâu hơn so với Weeks On-Hand KPI, chỉ số này có ý nghĩa hơn đối với những người bán bán sỉ, giá thấp. Một con số cao có thể biểu thị chuyển động không hiệu quả, đặc biệt nếu không xác định được các yếu tố đóng góp thứ cấp. Tuy nhiên, trong các tình huống mà nguồn cung dự kiến được dự báo sẽ giảm, một công ty có thể chấp nhận DSI cao trong thời gian tới, giữ hàng tồn kho và sau đó tăng giá để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.

KPI hàng tồn kho: Nhận hàng

Tất nhiên, việc nhận hàng tồn kho là một phần cơ bản của hoạt động kho hàng, nhưng do sự tương phản rõ rệt giữa các quy trình này và quy trình thực hiện, nên các KPI thường được thảo luận riêng. Những con số này cũng được sử dụng để đánh giá hiệu suất quản lý kho hàng.

7. Thời gian nhận hàng (Time to Receive)

• Định nghĩa: Đo lường hiệu quả quá trình tiếp nhận hàng hóa.
• Công thức:

Time to Receive = Tổng thời gian cần thiết để hàng nhập về được chấp nhận, xác nhận, thêm vào hồ sơ hàng tồn kho và sẵn sàng để cất đi

Bất kỳ sự chậm trễ hoặc hỏng hóc nào trong quá trình nhận hàng đều có thể tạo ra thêm lượng hàng tồn đọng khi hàng di chuyển qua kho. Xác định và giải quyết các thiếu sót ở đây sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và cải thiện luồng hàng tồn kho. Đối với mục đích báo cáo, KPI này phải được ghi lại trong hệ thống quản lý kho (WMS) của doanh nghiệp.

8. Thời gian lưu kho (Putaway Time)

• Định nghĩa: Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ chuyển hàng vào kho.
• Công thức:

Putaway Time = Thời gian cần thiết để hoàn tất quy trình đặt hàng tồn kho, nhận hàng và nhập hàng vào kho, sẵn sàng cho việc thực hiện đơn hàng.

Đây là phần mở rộng của thời gian nhận hàng, KPI này cho biết các quy trình kho hàng hiệu quả (hoặc không hiệu quả). Thời gian đặt hàng có thể được tối ưu hóa thông qua đặt hàng trực tiếp, trong đó WMS cung cấp các hướng dẫn chính xác nơi hàng hóa sẽ được lưu trữ ngay khi chúng được nhập vào kho hàng.

KPI hàng tồn kho: Vận hành

KPI này là các phép đo về cách thức doanh nghiệp vận hành và bao gồm một loạt các điểm dữ liệu khác nhau.

9. Đơn đặt hàng đúng hạn (On-Time Orders)

• Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng mà khách hàng nhận được đúng hạn.
• Công thức:

On-Time Orders = (Số đơn hàng giao đúng hạn / Tổng số đơn hàng) x 100

Với các điều chỉnh cần thiết đối với bất kỳ sự chậm trễ giao hàng ngoại lệ nào, đơn hàng đúng hạn có thể được xem như một KPI tổng thể cho toàn bộ quy trình thực hiện phụ trợ của doanh nghiệp. KPI này thể hiện những gì doanh nghiệp đang làm, dù đúng hay sai. Vận hành hiệu quả, được tối ưu hóa sẽ mang lại tỷ lệ giao hàng đúng hạn cao, và hoạt động nhận hàng/ đặt hàng/ thực hiện kém được thực hiện sẽ có kết quả tương tự.

10. Sự thiếu hụt (Shrinkage)

• Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm số lượng hàng tồn kho được ghi nhận không có trong hàng tồn kho thực tế.
• Công thức:

Shrinkage = [(Chi phí hàng tồn kho được ghi nhận – Chi phí hàng tồn kho có sẵn) / Chi phí hàng tồn kho được ghi nhận) x 100

Mức độ thiếu hụt đo lượng hàng tồn kho không thể hạch toán được. Các nguyên nhân “hợp lý” (thiệt hại do yếu tố khách quan, đếm nhầm) vẫn chỉ ra các lỗi tiềm ẩn trong quy trình cần phải sửa chữa, trong khi hành vi trộm cắp và/ hoặc gian lận là một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất mà người bán có thể gặp phải và phải được điều tra cũng như khắc phục càng sớm càng tốt.

11. Tỷ lệ trả lại hàng hóa (Rate of Returns)

• Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm các mặt hàng đã vận chuyển được trả lại cho người bán.
• Công thức:

Rate of Returns = [(Số mặt hàng bị trả lại) / (Tổng số mặt hàng đã vận chuyển)] x 100

Mặc dù trả hàng có thể là một điều hiển nhiên đối với bất kỳ doanh nghiệp thương mại điện tử nào, nhưng việc giảm thiểu chúng là rất quan trọng để giảm vô số chi phí liên quan. KPI này phải được phân tích cho các mẫu tiềm năng để xác định lý do tại sao các mặt hàng đang được trả lại.

12. Chi phí vận chuyển (Cost of Carry)

• Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho mà một công ty phải trả để duy trì hàng trong kho.
• Công thức:

Cost of Carry = [(Chi phí dịch vụ hàng tồn kho + Chi phí rủi ro hàng tồn kho + Chi phí vốn + Chi phí lưu trữ) / Tổng giá trị hàng tồn kho] x 100

Là một thước đo khác về quản lý hàng tồn kho, KPI này cho thấy hàng hóa được luân chuyển hiệu quả như thế nào và có thể phản ánh độ chính xác của các dự báo về nhu cầu của doanh nghiệp, sức mạnh của các chiến dịch marketing và thậm chí cả chất lượng của cách bố trí kho hàng. Chi phí vận chuyển cao thường là kết quả của nhiều yếu tố và điều này dễ dàng nhắm mục tiêu và giảm xuống bằng cách phân tích cẩn thận từ trên xuống dưới dựa vào các yếu tố đầu vào.

13. Tỷ lệ đặt hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate)

• Định nghĩa: Đo lường số lượng đơn đặt hàng được vận chuyển mà không có bất kỳ sự cố nào.
• Công thức:

Perfect Order Rate = [(Đơn hàng giao đúng hạn / Số đơn hàng) x (Đơn hàng hoàn thành / Số đơn hàng) x (Đơn hàng không bị hư hỏng / Số đơn hàng) x (Đơn hàng có chứng từ chính xác / Số đơn hàng)] x 100

Số liệu này phản ánh tình hình kinh doanh, tình hình lực lượng lao động, cách thức quản lý có hợp lý hay không, quy trình quản lý có hiệu quả không và cuối cùng là khách hàng đang hài lòng ở mức độ nào.

* Nguồn: SkuNexus

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88