Sếp Tây Sếp Ta #1: Tìm hiểu về quan điểm trong giao tiếp và làm việc của một người sếp Philippines

Agency là một môi trường làm việc đòi hỏi con người phải giao tiếp ở một tần suất rất cao. Đây cũng là môi trường mà ta thấy con người đa dạng cực kỳ. Lắm lúc, việc quá đa dạng biến thành một trở ngại khi mọi người không hiểu ẩn ý hay cách suy nghĩ của nhau. Một anh Account người Sài Gòn nhiều khi còn không hiểu được cách suy nghĩ của một cô Copy người Hà Nội, huống hồ rất nhiều cư dân Agency còn làm việc với các sếp nước ngoài – khác biệt từ gốc rễ văn hóa và ngôn ngữ dẫn tới cách làm việc và giao tiếp có thể khác biệt.

“Nghe nói sếp Anh hay thế này, nghe nói sếp Ấn thế kia…”. Vậy thực sự sếp ở mỗi nước họ có quan điểm như thế nào về công việc? Họ nghĩ gì về chúng ta? Họ thích phở Hà Nội hay phở Sài Gòn? Series Sếp Tây Sếp Ta sẽ trả lời cho câu hỏi này.

Trong tập đầu tiên, Brands Vietnam sẽ đưa bạn tìm hiểu về một ngày của người bạn từ Philippines: Macky del Rosario – Senior Client Manager. Macky hiện đang làm cho một Agency không chỉ (tự gọi) là Agency mạnh nhất phường Nguyễn Thái Bình Quận 1, mà còn là tập đoàn cố vấn truyền thông có tiếng trên toàn cầu – Edelman Vietnam.

Câu chuyện về một ngày làm việc của Macky:

* Lưu ý: Tất cả sự việc và nhân vật (trừ Macky) đều là hư cấu, được tưởng tượng dựa trên các quan điểm Macky đưa ra. Brands Vietnam không hề tiết lộ hay đánh giá bất kỳ công ty hay nhân sự được xuất hiện trong bài viết.

8h sáng: E-mail khách hàng và cà phê phin Sài Gòn.

Hớp một ngụm cà phê đen đậm, anh nhíu mày một cái nhẹ, tự nghĩ rằng caffein đang chạy lên não mình. Sau khi tự thấy rằng mình đã đủ tỉnh táo, Macky mở danh sách công việc của ngày hôm nay ra, và kiểm tra hòm thư để xem có những lá thư nào đã gửi cho mình sau giờ làm hôm qua không. Sẽ luôn có một ai đó gửi e-mail thật là muộn, đôi khi là gần nửa đêm, nhưng thường Macky sẽ không dành thời gian đêm muộn để kiểm tra hòm thư. Đó là vì anh cần làm một thứ khác rất quan trọng! (và bạn sẽ biết điều đó ở cuối bài này).

Anh Macky del Rosario – Senior Client Manager tại Edelman Vietnam.

9h sáng: Nhân viên của tôi đâu rồi?

Macky luôn cho rằng mình phải là một người mẫu mực và đến văn phòng từ rất sớm. Nhưng không phải ai ở đây cũng như vậy. Hiện văn phòng vẫn chưa đầy đủ tất cả mọi người. Một vài nhân sự của anh còn phải 10 giờ mới đến. Anh luôn tự hỏi sao mọi người ở đây cứ phải giờ đấy mới đến văn phòng? Với anh, chuyện này thật khó hiểu.

Thế là anh quyết định rằng mình có thể chiếm thêm được vài phút nữa để tận hưởng ly cà phê đang dở dang. Mân mê ly cà phê trên tay rồi ngắm trời một lúc. 9:30 – chỉ mới có thêm vài người đến văn phòng. Anh tự hỏi sao ở đây mọi người đi làm vào các khung giờ khác nhau thế nhỉ. Nghĩ một hồi, anh ngẫm thấy ở Việt Nam những người làm chung một công ty có vẻ hơi xa cách. Ở agency bên Philippines, công ty luôn tạo ra không khí của một gia đình cho toàn bộ nhân viên. Vì thế nên ở đấy tất cả mọi người rất gắn kết, chuyện gì cũng kể cho nhau, nhưng đồng thời cũng cạnh tranh gay gắt. Nghĩ nhiều là thế, chứ anh vẫn chưa tìm được câu trả lời cho câu hỏi về giờ giấc ban nãy. Nhưng chắc đây cũng chỉ là một khác biệt văn hóa làm việc khác mà anh cần phải làm quen thôi.

9h30 sáng: WIP 1-0-1 – Khách hàng có vấn đề gì không? À mà trưa nay ăn gì nhỉ?

Mang tinh thần “đối người công ty như đối người nhà”, Macky không chỉ quan tâm về chỉ số KPI, mà còn là môi trường và điều kiện làm việc: liệu đã đủ để con người phát triển. Một trong số những nỗ lực này, đó là việc tạo ra các buổi gặp trao đổi và chia sẻ riêng hằng tháng. Không như các buổi họp WIP (work-in-progress), đây là buổi trao đổi được dành cho việc hai bên chia sẻ ý kiến đóng góp và hiểu tường tận các khó khăn mà anh cũng như bạn nhân viên đang gặp phải.

Để tạo được không khí thoải mái cho việc chia sẻ, anh triển khai các buổi trao đổi riêng với từng nhân sự. Trong cuộc họp, Macky hỏi thăm về cuộc sống thường ngày, xem các bạn có ổn không. Đối với Macky mà nói, một công việc quan trọng của người leader chính là đảm bảo nhân viên của mình không phải đối mặt với các vấn đề của cuộc sống một mình, đặc biệt là khi nó gây ảnh hưởng xấu tới tiến độ công việc của họ. Nhiều khi, anh sẽ hỏi những câu tưởng vô tri nhưng mà lại rất gần gũi để tháo gỡ sự ngại ngùng của các bạn khi chia sẻ “Trưa nay em tính ăn gì ấy?”. Khác với nhiều người ở vị trí quản lý cho rằng việc thân với nhân viên hay không còn phải phụ thuộc vào tính cách, Macky xem đó như là một phần trong trách nhiệm của mình.

Để tạo ra sự thoải mái, Macky thường triển khai các cuộc họp WIP với từng nhân viên.
Nguồn: Getty Images

Để đảm bảo tất cả mọi người trong team thoải mái chia sẻ cả các khó khăn trong cuộc sống cá nhân, Macky chính là người đầu tiên mở lòng mình hơn. Mục đích cuối cùng là có thể xây dựng một văn hóa mà ở đó, tất cả cảm thấy an toàn và được tạo điều kiện để nói lên quan điểm, suy nghĩ của mình. Điều này cũng giúp Macky trong việc tìm hiểu đặc điểm của ngành báo chí và truyền thông tại Việt Nam. Là người nước ngoài, Macky cần cả team chia sẻ nhiều thông tin đa chiều nhất có thể. Do đó, trong các buổi họp chung hay riêng, anh luôn lắng nghe luồng thông tin từ tất cả mọi người, bất kể chức danh.

10h15 sáng: Nhân viên hơi… báo – “Em bận lắm, không làm đâu”

Trong team có bạn A hiện tại đang được đánh giá là có hiệu quả công việc thấp, trễ deadline nhiều, lại thêm có biểu hiện là không lắng nghe đóng góp hay thừa nhận lỗi. Câu nói cửa miệng của bạn là: “Em bận lắm, không làm đâu”. Nhưng không ai biết là bận cái gì. Theo đánh giá khách quan của người ngoài, nhân viên này đã được cộp mác “không đóng góp và cần phải luân chuyển”. Tuy nhiên, Macky tin rằng đó không phải là giải pháp nhân văn cho lắm. Và buổi họp hôm nay là lúc Macky tìm hướng cải thiện tình hình này.

Thay vì chỉ trích, Macky đặt thách thức cho mình phải tìm mọi cách mà công ty hay mình có thể làm để cải thiện thái độ của nhân viên.
Nguồn: Getty Images

Macky sẽ luôn mở đầu cuộc hội thoại một cách nhẹ nhàng, vui vẻ, để bạn A có thể cảm thấy thoải mái mà chia sẻ thật lòng các vấn đề của mình. Trong suốt quá trình lắng nghe và tìm hiểu thêm về tình trạng của bạn hiện tai, Macky giữ niềm tin rằng bạn sẽ có những lý do riêng, và không loại trừ khả năng nó đến từ phía công ty hoặc cấp quản lý. Việc chăm chăm đổ trách nhiệm ngay cho nhân viên là một điều anh không ủng hộ. Thay vì la hay khiển trách bạn, Macky sẽ đặt câu hỏi cho mình xem liệu bạn A đang phải gặp các thách thức hay khó khăn gì, để từ đó cùng bạn tìm ra giải pháp cải thiện các vấn đề của bạn.

Quả thật, người quản lý nào cũng muốn cho mình một người có thể chủ động trong công việc và tương tác với bên trong lẫn bên ngoài, nhưng không phải lúc nào ta cũng được một người như vậy ngay từ khi bắt đầu làm việc. Hầu như mọi nhân viên đều cần nhiều sự hỗ trợ và dẫn dắt từ cấp quản lý để hoàn thiện mình. Macky hiểu điều này rất rõ, nên anh sẽ luôn đặt sự bao dung lên trên khi làm việc với nhân sự của mình.

10h45 sáng: Nhân viên mà không phục thì sao?

Trao đổi với bạn A xong, giờ tới một ca cũng khá là nhức đầu khác.

Mang tinh thần “đối người công ty như đối người nhà”, Macky không chỉ quan tâm về KPI, mà còn là môi trường và điều kiện đủ để con người phát triển.

Bây giờ là đến lượt nhân viên B: một nhân viên luôn hoàn thành xuất sắc các công việc, KPI vượt kỳ vọng, có khả năng tự chủ giải quyết vấn đề rất cao. Tuy nhiên phàm mà khen ai cái gì quá, cũng phải đi kèm một chữ “nhưng”. Bạn B thì không phục Macky ở cách anh xử lý công việc. B luôn có cách làm riêng và cho dù Macky đưa ra hướng giải quyết vấn đề khi B bế tắc, anh thường không làm theo mà tự tìm cách riêng.

Với những người quản lý, đây chắc chắn là chuyện không vui, và họ dễ “cảm tính” mà không trao quyền cho nhóm nhân sự này. Với Macky, anh không ngăn chặn chuyện này. Anh chỉ đưa ra hai yêu cầu duy nhất mỗi khi B tự quyết: tuân theo các sự thống nhất trước đó; tuân thủ quy định và chuẩn bị của công ty và khách hàng. Anh vẫn sẽ cởi mở với các phương pháp làm mới của bạn. Còn trong trường hợp bạn không tuân thủ một trong hai điều trên, anh cần dùng tới uy quyền của mình để giải quyết (dù Macky hạn chế nhất việc dùng uy để trị).

12h trưa: Ăn trưa

Buổi trưa hôm nay anh sẽ một mình đi ăn món ăn yêu thích của mình: Phở – theo kiểu Bắc.

14h chiều: Xử lý “ân oán giang hồ”

Dù tự thấy mình cũng “dễ thương thân thiện” với các phòng ban khác trong công ty, Macky không lấy đó làm một đặc quyền để có thể nhờ vả hay bôi trơn các công việc có liên quan tới các phòng ban đó. Là người giao tiếp thẳng thắn, anh sẽ hòa đồng và thân thiện với những người anh cảm thấy mình muốn, chứ không vì mục đích chính trị nào trong đó. Còn khi cần ai đó hỗ trợ hoặc đẩy nhanh tiến độ hơn trong công việc, anh chọn cách đưa đầy đủ thông tin, một cách chuyên nghiệp, để đối phương sẽ thực hiện việc công việc bởi đó là trách nhiệm của họ với công ty, chứ không phải vì “tình nghĩa”. Khác với phong cách giao tiếp của người Việt Nam là hay “lòng vòng” hay nói đằng Đông ý đằng Tây, Macky luôn truyền đạt thông tin trực tiếp – và đó cũng là văn hóa giao tiếp công sở tại Philippine.

Nhưng cách làm này chỉ có thể với những người đã có kinh nghiệm khá là dày dặn như anh. Còn nhân viên dưới quản lý của anh thì chưa được cứng cáp như thế. Hôm nay, một bạn vừa bị phòng kế toán từ chối xử lý một khoản thanh toán gấp. Tất nhiên, bạn ấy đã phải cầu cứu Macky. Anh sẽ không giải quyết bằng cách tự mình đi qua phòng kế toán để nói chuyện, mà sẽ yêu cầu bạn giải trình đầy đủ lý do, sau đó sẽ phân tích nguyên nhân vì sao việc này diễn ra, và cùng bạn tìm ra hướng giải quyết hiện tại. Quan trọng nhất vẫn là bạn nhân viên phải học cách tự mình giải quyết được vấn đề. Tất nhiên, cũng sẽ có những trường hợp đặc biệt hơn, đó là khi công việc cần dùng “quyền lực” để giải quyết. Khi đó anh sẽ lập tức nhảy vào để giải quyết vấn đề.

19h: Thời gian cho bản thân

Một số người tự hỏi, làm sao Macky có thể giữ cho tâm mình tĩnh lặng như mặt hồ trước sóng gió văn phòng. Quả thật, đối mặt với những người cộng sự không mấy tử tế với mình, bản năng ai cũng phản ứng ngược lại để bảo vệ bản thân hoặc lợi ích của mình. Và câu trả lời cho sự điềm đạm và cách lãnh đạo đầy khoan dung cho nhân sự của mình là…

Mỗi ngày Macky thiền hai lần, sáng sớm và buổi tối, 50 phút mỗi lần. Chẳng cần một không gian được trang trí theo phong cách Wabi Sabi như các Lifestyle KOLs, anh cứ đơn giản thiền trên chiếc giường hoặc băng ghế ngoài phòng khách, với ứng dụng Calm trên điện thoại. Thi thoàng, Macky cũng viết lách (journaling) để đi vào bên trong cảm xúc và suy nghĩ của mình.

Và đó là hết … những nội dung mà Macky cho phép Brands Vietnam chia sẻ. Những chia sẻ này mang tính chất cá nhân, hơn là thay mặt để khẳng định về quan điểm của cả một dân tộc. Tuy nhiên, những câu chuyện này vẫn phản ánh được tinh thần của một người Philippines, có giá trị cho việc bạn nắm được một số tinh thần làm việc cơ bản. Dù vậy, tác giả bài này đề xuất bạn hãy cầm bài viết này làm “cớ” đi hỏi sếp Tây của mình: “Ủa sếp ơi bài này ghi sếp nước ngoài làm cái này nghĩ cái kia nè, sếp có thấy vậy không?” Cũng là một cái cớ để bạn bắt đầu tìm hiểu quan điểm của sếp bạn trong giao tiếp công việc đấy!

English Translation

Management Perspective: From West To East #1 - From The Lens Of A Filipino Supervisor

An agency workplace is an environment where everyone has to communicate at high frequency with co-workers coming from various backgrounds. It can be a hindrance when people sometimes do not fully understand each other's intentions because they have different cultural backgrounds. An Account Manager from Saigon sometimes cannot understand the way of thinking of a Copywriter from Hanoi. For Vietnamese having a foreign boss, misunderstanding is unavoidable. The differences in the cultural roots and languages would widen the communication gap.

"I heard that the British are like that, I heard that Indians don’t like that, etc." There are so many controversial questions that express the uncertainty of Vietnamese staff toward their foreign bosses. What are the true opinions of foreign expats working in Vietnam permanently? How is a Japanese manager different from a French manager? What do expats think about Vietnamese? Do they like Hanoi phở or Saigon phở? Our brand new series: "Management Perspective: From West to East" will reveal the answer to those questions.

In the first article, Brands Vietnam will take you to one day at work of a friend from the Philippines: Macky del Rosario - Senior Client Manager. He is currently working for a Global Consultant firm: Edelman Vietnam.

* The story begins…

Disclaimer: All events and characters (except Macky) are fictional, and imagined based on Macky's answer to our interview questions. Brands Vietnam neither judges nor comments on the company or any personnel appeared in the article.

8 AM: Customer Emails, And Saigon Black Coffee

Sipping the strong black coffee, he furrows his brows slightly, sensing that caffeine is immersing into his brain. After sensing that he is awake enough, Macky opens his to-do list for the day and checks his inbox to see which emails have been sent to him after working hours. There are always some emails coming in late like that. Macky doesn’t prefer to check his inbox late at night. That's because he needs to do something else very important! (And you will know that at the end of this article).

9 AM: Has My Staff Arrived?

Macky knows that he has to be a role model, which means he will come to the office very early. But for now, he is wondering why everybody is not here yet. Some of his staff are already in the office, just not everyone. He’s thinking how come it’s acceptable here? He wonders why some people here have to wait until 10 o'clock to come to the office. What’s odd!

Macky decides that he can take a few more minutes to finish his coffee before assigning today’s task to his staff. Holding his coffee cup and glazing at the sky for a while, Macky wonders why people here present at work at such different times in the morning. He also feels that Vietnam agency people seem a bit distant. In Philippine agencies, the company always creates a family atmosphere for all employees. Therefore, everyone there is very close: they tell their coworkers everything, but at the same time, they are very fiercely competitive. Think much as he does, he couldn’t find the answer yet. But he guesses it’s just other cultural differences that he observes.

9:30 AM: WIP 1-0-1: Any Client Issues? And What About Lunch Today?

With the “We’re a family” spirit, Macky cares not only about KPIs but also about the working environment and conditions: whether they are sufficient for personnel development. One of these efforts is to create monthly check-ins for feedback and progress. Unlike work-in-progress meetings, this is the time when both sides share feedback and (expected to) fully understand the difficulties that everyone is facing.

To create a comfortable atmosphere, he conducts those meetings with each employee separately. During the meeting, he will raise questions about the general life of his employees. It’s important to him that he can make sure everyone isn’t having any personal difficulties that can negatively affect their professional work. Sometimes, he just simply asks some nice questions to break the ice, such as "What are you going to eat for lunch today?". Unlike many managers who believe that being friendlier depends on their matching personalities, Macky sees it as part of his responsibility.

To ensure that everyone in the team is comfortable sharing both work and personal difficulties, Macky is the first to open up more. The ultimate goal is to build a culture where everyone feels safe to express their opinions and thoughts. This is also one tactic to help Macky learn more about the media landscape in Vietnam. Since Macky’s a foreigner, he needs the whole team to provide him with as much information as possible. Therefore, in group or private meetings, he always listens to information from everyone, regardless of their title.

10:15 AM: Deal With Low-performed Employee

There is a member in his team, named A, who is currently evaluated as having low performance: he has been missing a lot of deadlines, and showing the attitude of not listening to feedback or taking responsibility for mistakes. He keeps saying: "I'm busy, can’t do it." But no one knows what he's busy with. Everyone is thinking that this employee must be transferred to another department." However, Macky believes that this is not a humane approach to the problem. Today's check-in is the time for Macky to find the solutions to improve this situation.

As usual, Macky initiates the conversation gently, and cheerfully, so that A can feel comfortable to share his issues sincerely. Throughout the process of exploring and learning the situation, Macky always believes that he must have a reason or a story behind it. Sometimes, it can come from the company or management level. Jumping to blaming the personnel is not the way Macky treats people at work. To him, the very first question approaching an employee’s misbehaviors is: “ What are the challenges they are encountering”. After the process of learning deeper into the case of that employee, Macky will find solutions with them - what can improve on, and assess if there’s anything they can do as a company to help for their improvement. Not everyone can be an excellent employee at first, some need a lot of support from their supervisor. Macky understands this very well, so he always shows tolerance while working with his staff.

10:45 AM: Deal with Unamenable Employee

After the WIP meeting with employee A, it's time for another quite challenging case. Now it's the turn of employee B: an employee who always performs excellently in task accomplishment, exceeding KPI expectations. She has a very high ability to independently solve problems. But you know what they say: whenever someone praises too much, there must be a "but." behind. B is not satisfied with how Macky handles the work. B always has her way of doing things, and even though Macky suggests a solution when B is stuck, she often doesn't follow but tries to find her way.

For managers, this is not a happy scenario, and they tend to refrain from giving power to this group of personnel. For Macky, he doesn't prevent this from happening. He only makes two requests every time B decides on his own: comply with the previous alignment and follow the company's and client's regulations and values. At the end of the day, Macky will still be open to your new approaches. In case B doesn't comply with either of the two things, that's when he needs to use his authority to solve it (although Macky limits the use of authority as much as possible).

12 PM: Lunch Break

At lunchtime today, he’s having his “me time” to enjoy one of his favorite local food: Phở in Northern-style.

2 PM: Beefs

From his point of view, Macky does not support the idea that we have to become friendly with other departments or with superiors to get some kind of benefits at work to ask for support. He’s friendly to people who he wants to be friendly with, with pure intention. For him, work is work. People don’t need a favor from someone else to proceed the tasks in a shorter time or procedure. If he needs that, he prefers to provide complete information, professionally, so that other people will perform the task as it is their responsibility to the company. Especially, unlike the communication style of Vietnamese people who often talk around, Macky always delivers information directly, which is the communication style in the Philippines.

But this way of working can only work out well 100% if it’s conducted by experienced people like him. As for his subordinates, they haven't been as experienced as him yet. Today, one of his employees was rejected by the accounting department for pressing an urgent payment. Of course, he had to seek Macky's help. He will not solve it by going to the accounting department to talk. Usually, he will ask the employee to explain the full situation, and only then he can analyze the reasons for such occurrences. Then, together he and his staff will come up with a solution. It’s the employee who needs to confront and solve the problem so they can work it themself next time without the help of Macky. The most important thing is that his employees can learn something for themselves. But sometimes, Macky has to jump in and use his power to solve the problem. That’s the extreme case.

7 PM: Me Time

Yes, you probably are asking how Macky can keep his mind as calm as a lake's surface, especially in the office chaos. Normally, when facing people who are indecent to us, we react harshly as a way to protect ourselves (or our benefits). Here is your answer...

Macky meditates twice a day, in the early morning and evening, for 50 minutes each time. No need for a space decorated in the Wabi Sabi style like Lifestyle Kols, he simply meditates on the bed or sits on a chair outside the living room, with the Calm app on his phone. Occasionally, Macky also does journaling to explore and learn about his emotions and thoughts.

And that's everything... that Macky let us share. It’s critical to note that these shares are personal perspectives, rather than representing the views of an entire nation. However, these stories still reflect the spirit of one Filipino person. It will become valuable for you to grasp some working culture if you can reflect on your own experience. Moreover, the author of this article suggests that you take this article to your foreign boss and ask about their perspective on this story. It’s time for you to start exploring your boss's perspective on work communication!

Oscar Le
* Nguồn: Brands Vietnam